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Space planning, istruzioni per l’uso

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Lo spazio di lavoro collettivo diventa davvero funzionale (e piacevole) grazie alla fusione di psicologia ambientale e buone pratiche di design.

Lo space planning è l’arte di creare, o ridefinire, uno spazio in funzione dell’uso che se ne vuole fare e del benessere di chi lo abita. Applicato al mondo del lavoro, diventa lo strumento che crea i presupposti per un ufficio efficiente, produttivo, dove è piacevole andare e in cui germogliano le buone idee. Non si tratta di un modello semplice, non è questione di aggiungere qualche seduta ergonomica o inventarsi una sala per lo yoga. Piuttosto, è la pianificazione virtuosa delle risorse (spaziali, ambientali, architettoniche, tecnologiche, umane) che mette in gioco diverse variabili e il cui fine è quello di un bilanciamento armonioso fra il benessere di chi lavora e i risultati dell’impresa, dell’azienda, della società. Per fortuna, molto spesso tutte queste variabili si incontrano su terreni comuni. Vediamo quali.

Libero flusso di persone e idee

A dare l’avvio allo space planning è il cosiddetto retro-commissioning, un processo in quattro fasi (planning, indagine, implementazione, verifica) mirato all’osservazione lucida delle risorse già presenti e delle lacune strutturali, a partire da cui ridefinire spazi, arredi e flussi. Questi ultimi sono di importanza cruciale, anzi possiamo dire che una delle priorità dello space planning applicato agli spazi lavorativi sia proprio la gestione dei flussi. Circolare attraverso lo spazio dell’ufficio o da una parte all’altra di una struttura modulare deve essere naturale e intuitivo, non deve incontrare ostacoli né comportare distanze eccessive, non deve recare disturbo a chi lavora in prossimità di aree di passaggio. E affinché si verifichi la circolazione ideale, è essenziale avere le idee chiare non solo sulla metratura dello spazio ma anche sulle persone che lo attraverseranno, includendo tutti: lavoratori full e part time, collaboratori esterni, ospiti e clienti di passaggio, fattorini, personale delle pulizie e del catering. Assieme alla ‘pulizia visiva’, la fluidità della circolazione contribuisce a creare un ambiente senza ostacoli per i flussi di persone, merci e idee.

Creare una visione pulita

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Pulizia visiva, dicevamo. Saturare lo spazio di mobili e complementi d’arredo non è mai una buona idea e la visuale, quando si alza lo sguardo dal lavoro, non deve mai essere soffocante. L’ideale è una serie di strutture armoniose, che mostrino un livello base di ‘complessità’, qualcosa che stimoli la vista ma non faccia sentire sopraffatti. E vanno altrettanto bene gli spazi vuoti, che non devono far paura, anzi: sono semplicemente aree in cui sostare, con un  collaboratore, con il proprio team o con un pensiero. Lo spazio, che non è sinonimo di deserto ma di ossigeno, è il terreno ideale per la creatività.

Poi c’è la teoria del ‘Prospect and refuge’, quel principio secondo cui la nostra parte più istintiva e animale ci spinge ad apprezzare particolarmente le postazioni in cui possiamo sentirci un po’ protetti ma da cui, al contempo, godiamo di una certa visuale. Un po’ come i gatti, perfetto esempio domestico di predatore-preda, che ama i posticini riparati ma panoramici. Un recente studio coreano spiega che questa teoria, già al centro di molti lavori di space planning, va tenuta ancora più a mente in questo periodo post pandemico, in cui, come sappiamo bene, gli spazi comuni sono vissuti con  più tensione rispetto al passato.

Sicuro, sanificato e sereno

A proposito di era post lockdown, è inevitabile che lo space planning di oggi tenga conto del fattore sicurezza. Nella breve distanza, si spera la più breve possibile, pianificazione e ridefinizione dello spazio di lavoro condiviso non potranno prescindere dalle misure volte a contrastare  e contenere la diffusione di virus. Lo richiedono le norme ufficiali e lo pretendono logica e buon senso. Anche perché è inutile dire quanto possa incidere sui livelli di ansia anche la sola percezione di un luogo di lavoro non sufficientemente ‘virus-proof’. Un ambiente sano e sicuro richiede:

  • ri-orientamento delle postazioni in modo da evitare il faccia a faccia
  • segnaletica che indichi dove attendere, dove sedersi, che postazione occupare
  • sanificazione delle superfici regolare e percepibile (attraverso fascette, adesivi rimovibili, orari regolari in cui l’operazione viene svolta sotto gli occhi del personale anche se senza incidere sulle tempistiche lavorative)
  • sanificazione (e ozonizzazione) dell’aria
  • possibilità di aprire le finestre e ricambio regolare
  • postazioni con dispenser per igienizzare le mani
  • distributori di DPI
  • aree work-free all’aperto, dove sia possibile non tenere la mascherina

Anche l’approccio iconografico e funzionale di queste misure deve essere user-friendly: forme, colori e segnaletica comunicheranno comfort e serena efficienza, non preoccupazione ed emergenza. Chi passa gran parte della sua giornata all’interno di questo spazio di lavoro condiviso deve sentirsi coinvolto e sicuro in un protocollo di sicurezza che tutti rispettano con naturalezza, con coinvolgimento attivo della workforce, ma grazie all’incentivo dei circoli virtuosi e, quindi, senza sforzo. Insomma, per dirla come Daniel Kahneman, il geniale autore della teoria sui pensieri lenti e veloci (e del libro omonimo) senza scomodare il Sistema 2.

E allora luce sia

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Poi c’è la questione luce. Uno studio statunitense dell’American Society of Interior Design segnala che il 68% dei lavoratori intervistati si dice insoddisfatto dell’illuminazione del proprio ufficio. Non è un dato da poco, considerando che la luce ha un impatto enorme sul benessere della persona. Principalmente, perché questa influenza l’umore e, se carente o sgradevole (pensiamo a certi orridi neon), può addirittura accentuare stati depressivi. E allora luce sia, possibilmente naturale, massimizzando tutta quella disponibile e, nei punti in cui questa non è accessibile o sufficiente, cercando di ‘mimarla’ con faretti incastonati sul soffitto. Per i datori più generosi (o lungimiranti, o semplicemente nordici), ci sono anche le lampade da tavolo che riproducono la luce solare, quelle che si usano anche per curare il ‘winter blues’ nei Paesi più bui e freddi del nostro.

Cambiare l’acqua ai fiori

È il titolo di uno dei romanzi più letti e scambiati dello scorso anno, e chissà se è una coincidenza il fatto che, proprio in uno dei periodi più stressanti e complicati della storia recente, abbia fatto centro un libro il cui titolo rimanda tanto al mondo naturale, quanto alle semplici ritualità di prendersi cura di un piccolo spazio verde. Più che di fiori, però, lo spazio lavorativo ha bisogno di piante, molte. I benefici del verde (rilassa, distende, rinfranca la vista, ‘cura’ dal senso di alienazione e dal sovraccarico tecnologico) sono talmente noti che l’importanza di biofilia e  richiami botanici (anche essenziali come un potus, un alberello da vaso, addirittura il poster di un bosco) nel work space è ormai banalmente un dato di fatto.

L’importanza degli spazi work-free

Prendersi delle pause dal lavoro è cruciale tanto per la produttività quanto per il benessere della forza lavoro (anche perché le due cose sono correlate) e altrettanto importante è pianificare almeno un’area work-free che incoraggi la pausa, intima o conviviale che sia. Niente computer in quest’angolo, o in questa stanza, e nemmeno oggetti o elementi d’arredo che riportino all’idea del lavoro. È una piccola bolla di benessere da cui tornare ricaricati, anche dopo pochi minuti.

Open space addio

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OpenSpaceManMen photo by ABC

Concludiamo questo breviario dello space planning virtuoso congedandoci ancora una volta da quell’idea romantica secondo cui un unico, grande spazio condiviso favoriva tutti, con dipendenti felici di ‘fare squadra’ e datori di lavoro che con lo sguardo ‘abbracciavano’ benignamente tutto e tutti, in un unico colpo d’occhio. Un’idea, purtroppo, piena di effetti collaterali. “Gli uffici open space sono un modello per tutti che non si adatta a nessuno” è  la famosa frase pronunciata qualche anno fa, nel corso dell’evento londinese New Scientist Live, da Nicola J. Millard, ‘futurologa’ esperta in customer experience e autrice del citatissimo studio Work Shift: The Death of Dolly, Dilbert and Dr No, che ribadisce una volta per tutte la fine dell’utopia dello stanzone in stile Mad Men.

Sono due le criticità di questo modello, entrambe consistenti. La prima è il fattore distrazione. Secondo Miller, il lavoratore medio viene distratto continuamente, per la precisione ogni tre minuti. E non è difficile immaginare come un open space possa provocare continui ‘sussulti sensoriali’, fra persone che si alzano, telefoni che suonano, movimenti da un tavolo all’altro, fotocopiatrici, conversazioni, computer. Il secondo problema è quello della privacy, con una fetta sempre più alta di dipendenti che ne lamenta la mancanza. E questo non vuol dire solo ‘meno telefonate personali’, ma anche meno scambi di idee a due o a tre, ritrosia nel fare ricerche online che possono essere viste dai vicini, timidezza nel proporre un pitch che potrebbe essere sentito, giudicato, addirittura rubato da una terza persona. Insomma blocchi a diversi livelli e, di nuovo, stress.

La soluzione già la sappiamo, visto che le abbiamo dedicato un intero post. È l’Activity Based Working, o ABW, il modello che vede la workforce libera di vivere lo spazio e il tempo con  flessibilità virtuosa. Quindi spazi/momenti per collaborare, interagire, scambiarsi idee e luoghi/tempi per concentrarsi nella privacy. Il bello di questa soluzione è che non è affatto in antitesi con il concetto di open space, semplicemente non lo prende così alla lettera. Ripensati, rimodulati, ridefiniti e, dove serve, ricostruiti, gli uffici diventano luoghi intelligenti dove è più facile produrre idee, risultati e contenuti.

AUTORE:

Marina Nasi

 

Redazione OfficeSociety
Il nostro team di appassionati del futuro e dell'ufficio. Esperti di tecnologia, manager d'aziende, giornalisti e operatori Real Estate.

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