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Galateo per uno smart working “educato”

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La flessibilità non può trasformarsi in una perenne e scontata disponibilità del lavoratore. Riscrivere l’etichetta per garantire il bilanciamento tra vita privata e attività professionale.

Il 10 marzo del 2017, Robert E. Kelley era collegato in diretta con la BBC dalla sua casa di Seoul. Il professore di scienze politiche credeva che la storia da raccontare fosse quella della Corea del Sud, dove per la prima volta nel Paese, un procedimento di impeachment rimuoveva dal suo incarico la presidente Park Geun-hye. O almeno così credeva.

Kelley invece nella storia, quella dello smart working, ci entrò direttamente e da protagonista, senza la consapevolezza né dell’accademico né di noialtri.

Proprio mentre inizia a rispondere ad una domanda del conduttore in studio, ecco l’invasione di campo. Entrano i suoi due bambini, inseguiti dalla moglie, la quale con goffo tentativo prova a impedire il patatatrac in diretta e a lasciare la stanza in silenzio, con prole al seguito.

Gran parte dei milioni di spettatori che hanno visto il video, tre anni fa ridacchiava. Oggi si tende a manifestare solidarietà (coi capelli drizzati, le occhiaie e il pigiama).

QUESTA CASA NON È UN UFFICIO

Nel 2020, la necessità di organizzare in pochi giorni – in molti casi senza un pregresso – un modello aziendale in cui i dipendenti potessero lavorare da casa con la stessa continuità dell’ufficio, ha fatto scoprire le potenzialità del work from home (WFH). Ma il cambio repentino e il ricorso prolungato a mesi e mesi di telelavoro senza tornare in sede, ha lasciato emergere anche le contraddizioni e gli effetti collaterali (dei pro e dei contro, abbiamo già scritto qui).

Per metratura e disposizione degli ambienti, le nostre case si sono dimostrate talvolta inadeguate ad ospitare per tutto il giorno le attività e i bisogni dell’intera famiglia. E ciò ha pregiudicato la possibilità di tracciare una netta linea di demarcazione tra tempo ed energie dedicate all’attività professionale da un lato, e vita privata dall’altro.

RISCRIVERE LE REGOLE “NON SCRITTE”

Sul blog aziendale della società di file storage Dropbox, Alex Moore evidenzia la necessità da parte di manager e impiegati di ridefinire i codici culturali del lavoro. Cioè quel perimetro di regole non scritte, che non si trovano nei contratti o nella legislazione, ma che la consuetudine ci porta intimamente ad accettare. Non ho bisogno che qualcuno mi dica che non posso presentarmi in ufficio per un appuntamento con un cliente in bermuda e infradito.

Moore desume una serie di comportamenti pratici da tre golden rule:

  • Non dare nulla per scontato
  • Rispetta il tempo degli altri come se fosse il tuo
  • Presta attenzione, perché la tua presenza dipende da essa

Il primo e forse più importante fattore da non dare per assodato è la disponibilità dei colleghi, solo perché si trovano a lavorare da casa. In ufficio è più semplice: dalle 9 alle 17 si può bussare a una porta o mandare una mail o telefonare con la ragionevole probabilità di ottenere risposta in un tempo piuttosto breve. Lo schema non può essere traslato al lavoro da remoto. Prima di contattare un collega, menzionarlo in chat o inserirlo in una video riunione, verifichiamo anzitutto che possa intervenire e non sia impegnato in commissioni legate alla vita privata; poi consultiamo l’agenda, nel caso in cui fosse già impegnato in altro meeting.

Il tempo è la risorsa più preziosa (e scarsa) che possediamo. Quando immaginiamo di aggiungere uno o più membri del team in una call, chiediamoci se la loro presenza sia davvero essenziale. Anzi, passo indietro: è davvero necessario fare una riunione o si può risolvere il problema in maniera più snella e sbrigativa? Preparo la cena, mi viene in mente un input da dare ai colleghi, ne prendo subito nota. Si tratta di una vera urgenza o l’invio della mail può essere programmato in automatico per l’indomani?

Altra risorsa scarsa come il tempo, è la nostra attenzione. La capacità di catturarla attraverso uno schermo e di mantenerla sufficientemente a lungo, sono le due sfide più probanti del telelavoro (qui parlavamo anche della cosiddetta “Zoom fatigue“). Questo perché, a differenza di una riunione in presenza, negli incontri via Zoom non è possibile far ricorso all’armamentario della comunicazione non-verbale, dall’eye-contact al linguaggio del corpo. Dal lato di chi ascolta, l’attenzione è difficile non solo da mantenere, ma anche da dimostrare. Il pericolo della distrazione è sempre dietro l’angolo: uno sguardo alle notifiche dello smartphone, alle pagine aperte sul browser o a quello che può accadere in casa. È possibile – e se siamo sotto l’occhio dei quadri, doveroso – sottolineare il nostro coinvolgimento, enfatizzando il tono di voce o la gestualità durante i nostri interventi, ponendo domande o chiedendo maggiori delucidazioni.

A marzo 2020 ho pensato meno male che ci sono le videoriunioni, un anno dopo vorrei qualcuno che ci va al posto mio e si piglia il mal di testa. Nelle video riunioni sono tutti distratti, e quando non sono distratti sono scettici. Niente di grande si fa in videoriunione, serve entusiasmo e servi dal vivo.

Ester Viola

DARSI DELLE REGOLE, NE BASTANO POCHE

“Una delle cose più importanti per far funzionare bene il lavoro da remoto, è fissare delle regole di comunicazione” spiega Patrick McKenzie. Questo software developer che vive a Tokyo e ha un passato nell’azienda di pagamenti online Stripe, con sede a San Francisco, al Financial Times ha raccontato che gli è capitato di ricevere degli inviti per riunioni fissate alle 4 del mattino.

Nel corso del 2020 molte imprese hanno stilato il proprio vademecum. Un esempio è quello seguito da Coca-Cola HBC Italia. Non un decalogo, ma tre punti fermi:

  • No riunioni prima delle ore 9 e il venerdì pomeriggio
  • No mail e documenti dopo le ore 20 e nei festivi
  • Diritto alla disconnessione tra le 13 e le 14.30

“Chiediamo ai singoli responsabili di valutare, in autonomia, l’effettiva necessità (delle riunioni virtuali ndr) – ha spiegato al Sole 24 Ore, Emiliano Maria Cappuccitti, direttore hr del gruppo – se emerge che non c’è, meglio una telefonata o una mail, quando possibile”.

Foto di Tumisu da Pixabay

FLESSIBILITÀ VS REPERIBILITÀ

Il rischio maggiore derivante dal lavoro da remoto è che l’apprezzata flessibilità – di sede e orari – degeneri in quello che Zerocalcare chiama “il demone della reperibilità”, con gravi ripercussioni sul bilanciamento tra vita privata e professione.

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Zerocalcare – Il demone della reperibilità

In questa tavola, il fumettista romano fa dire all’Armadillo, alias la sua coscienza, che il demone della reperibilità ha origine da una falla:

“Ha sfruttato uno strumento desueto e ci si è annidato come un paguro in un guscio vuoto…il galateo! Se uno ti fa una domanda, rispondere è cortesia, è scritto. Ma ciò regolava un mondo in cui la gente ti faceva le domande guardandoti in faccia. Questo codice non può essere importato paroparo nella comunicazione di oggi. Non è semplicemente umano. Prima tu ti relazionavi col prossimo in un tempo che sceglievi di dedicargli”

Zerocalcare

UNA NUOVA ETICHETTA

Ecco, il galateo non è diventato obsoleto, semmai va aggiornato. L’esperta di galateo internazionale Elisa Motterle ha elaborato alcuni suggerimenti di bon ton per relazionarsi nel workplace con la medesima professionalità e produttività, in ufficio come da casa:

  • Allestire un angolo-ufficio, con uno sfondo neutro e ben illuminato
  • Vestirsi in maniera adeguatamente professionale
  • Mantenere la webcam sempre accesa durante le riunioni
  • Microfono spento se non si sta parlando, così da ridurre l’eco e il rumore di fondo
  • Parlare un po’ più lentamente e fare delle pause per consentire una maggiore comprensione ed eventuali interventi
  • Inviare l’invito al meeting con sufficiente anticipo, allegando tutti i documenti occorrenti

Sembra assurdo dover specificare che no, non si può andare in riunione con il pantalone della tuta o il pigiama e che occorre lavarsi e pettinarsi. Eppure, se Motterle ha ritenuto di doverlo ribadire, evidentemente…

Se vuoi raccontarci di quel collega che si è presentato su Zoom con la tuta di Gatto Silvestro oppure delle regole che vi siete dati al lavoro, lascia un commento qui sotto oppure scrivici!

Andrea Caruso
Giornalista professionista, ha lavorato a News Mediaset e per l’ufficio italiano del Parlamento europeo. Laurea in Relazioni Internazionali. Sannita e springsteeniano. La pallacanestro come credo religioso. Pensa che la pizza possa lenire quasi ogni tipo di dolore.

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    1 Commento

    1. […] mondo del non verbale viene cancellato lasciandoci frastornati (ecco perché ci serve un nuovo galateo per lo smart working). Una conseguenza è certamente il forte affaticamento psicologico e fisico. La nostra mente […]

    2. […] e leale rapporto con i propri colleghi, come avevamo scritto in questo articolo dedicato al galateo dello smart working. Setacciando l’Internet, non c’è sito che non abbia elencato il proprio decalogo […]

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