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Come fare riunioni a distanza senza rimetterci la salute

Photo by John Schnobrich on Unsplash

La necessità di lavorare e studiare a distanza che è arrivata con il COVID-19 ci ha portato anche all’uso diffuso della videoconferenza. Da un lato, l’utilizzo delle videochiamate consente alle persone di sentirsi più connesse ma, dall’altro, l’uso costante di queste forme di comunicazione può portare all’esaurimento. Questo fenomeno è stato soprannominato «Zoom fatigue», «affaticamento da Zoom». Che cosa lo causa e come evitarlo?

Le lezioni, i lavori di gruppo, i meeting di lavoro e persino le attività sociali del tempo libero ora si svolgono nei nostri telefoni e computer, utilizzando la videoconferenza e le riunioni a distanza. Molti di noi ora trascorrono la maggior parte delle loro giornate in riunioni online ospitate attraverso piattaforme che facilitano la videoconferenza, come Zoom, Hangouts o Microsoft Teams. «Sappiamo tutti che il lavoro non sarà mai lo stesso», ha affermato il co-fondatore e CEO di Slack Stewart Butterfield, «anche se non conosciamo ancora tutti i modi in cui sarà diverso». Una simile esperienza, come avevamo già discusso in “Luci e ombre del lavoro da remoto”, può infatti portare effetti inaspettati: stanchezza estrema entro la fine della giornata.

«ZOOM FATIGUE», CHE COS’È

L’espressione «Zoom fatigue» ha guadagnato questo nome a causa della popolarità di Zoom, ma descrive l’esaurimento che molte persone provano dopo una giornata piena di “attività video”, qualunque sia la piattaforma che stanno utilizzando, comprese quelle specifiche che insegnanti e usano gli studenti. Se non trascorriamo più tempo in riunioni virtuali o lezioni rispetto a prima, cosa giustifica che il “semplice” fatto che non teniamo queste riunioni di persona possa avere un impatto così grande sul nostro benessere?

Tammy Sun, la quintessenza dell’imprenditore tecnologico della Silicon Valley, ha recentemente lanciato un tweet insolitamente low-tech. «L’affaticamento da Zoom mi fa desiderare una linea fissa e un telefono vecchio stile», ha scritto il fondatore e CEO di Carrot, una startup che fornisce piani di benefici per la fertilità per le aziende.

Foto di Magnet.me da Unsplash

IL PROBLEMA: UN SOVRACCARICO DI COMUNICAZIONI NON VERBALI

È stato però soprattutto un team di studiosi della Stanford University a dedicarsi al problema. Jeremy Bailenson, infatti, direttore del Virtual Human Interaction Lab della Stanford University, e i suoi colleghi stanno conducendo uno dei primi studi sulla fatica da Zoom. In un articolo su Wall Street Journal, Bailenson spiega che l’affaticamento da Zoom può derivare dall’interruzione dei modi di comunicare che gli umani hanno sviluppato per facilitare la loro sopravvivenza.

In particolare, afferma: «Ci siamo evoluti per ottenere un significato da un colpo d’occhio [e] Zoom ti soffoca con segnali e non sono sincroni». Questi segnali asincroni, che non ci permettono di dedurre il significato, sovraccaricano il nostro sistema cognitivo, con conseguente esaurimento.

Negli ultimi 20 anni, Bailenson ha studiato persone che comunicano virtualmente e le conoscenze che ha acquisito lo portano a credere che piattaforme come Zoom, e in generali le riunioni con modalità a distanza, causino un sovraccarico di segnali non verbali. Ad esempio, gli sguardi lunghi e la vicinanza del viso che prima si verificavano solo nelle relazioni strette sono ora una costante in tutte le videochiamate.

In uno studio precedente, condotto a Stanford, Bailenson ha utilizzato aule virtuali per studiare le conseguenze di questo sguardo fisso e costante. Per alcuni studenti, lo sguardo dell’insegnante si è spostato da studente a studente, come accade nelle aule reali. Per gli altri studenti, lo sguardo dell’insegnante è stato costante e fisso su di loro durante tutta la lezione. Gli studenti che si sono sentiti più osservati dall’insegnante sono stati più produttivi degli altri, ma hanno riferito di sentirsi esausti e a disagio dopo la lezione.

Come in questo esperimento, l’uso di piattaforme di videoconferenza in riunioni a distanza per insegnare a scuola potrebbe avere il vantaggio di aumentare l’attenzione, ma potrebbe anche comportare i costi di un rapido esaurimento e della fatica fatta.

LE DIFFICOLTÀ DELL’APPRENDIMENTO

In un articolo del Los Angeles Times, Daniel Willingham, professore di psicologia all’Università della Virginia, ha anche sollevato preoccupazioni simili sull’uso della videoconferenza specificamente per le classi. Willingham, a proposito dei rischi delle lezioni online, menziona l’interruzione del contatto visivo, un segnale importante nella conversazione, «perché il ritardo di Internet interrompe i loro tempi e perché le apparecchiature informatiche rendono difficile il contatto visivo». Ancora più importante del contatto visivo è l’uso di gesti che aiutano gli studenti ad apprendere, ma sono assenti nelle videoconferenze. Ad esempio, gli istruttori possono usare gesti, come indicare, quando vogliono dimostrare o richiamare l’attenzione su qualcosa. Il fatto che studenti e insegnanti non condividano lo stesso spazio fisico durante una lezione visiva lo rende estremamente difficile.

Foto di Magnet.me da Unsplash

PERCHÉ LA VIDEOCONFERENZE POSSONO NUOCERCI

H Locke, direttore della User Experience (UX) presso l’agenzia di marketing Ogilvy, ha scritto un articolo che esplora l’impatto dell’uso costante di Zoom e piattaforme simili su persone, riunioni e ricerca. Locke suggerisce che l’uso delle videochiamate crea un’esperienza psicologica completamente diversa da quella a cui eravamo abituati, che avrà un impatto sulle emozioni e sul comportamento. Alcuni dei motivi di queste differenze hanno a che fare con le caratteristiche uniche della videoconferenza:

  • Limitazione dell’interazione sociale. Da un lato, queste piattaforme facilitano l’interazione con colleghi e studenti e persino familiari e amici, dall’altro cambiano la qualità di queste interazioni. Ad esempio, si perde la spontaneità delle interazioni, ora che sono programmate e limitate.
  • Riduzione dello stimolo che elaboriamo in un’interazione. Le interazioni online limitano l’elaborazione del linguaggio del corpo e dell’aspetto generale (non eravamo abituati a vedere le persone solo dalla vita in su). Anche l’elaborazione delle espressioni facciali è limitata, così come l’elaborazione dei segnali sociali che usiamo inconsciamente (ad esempio, la distanza che le persone scelgono di mantenere quando si siedono o come cambiano la postura del corpo durante una conversazione). Per quanto riguarda le classi, diventa quasi impossibile capire se gli studenti stanno prestando attenzione o valutare se uno studente esprime confusione. Naturalmente, se moltiplichiamo il numero dei partecipanti, come in una classe di 20 o più studenti, questi compiti diventano ancora più complicati.
  • Eliminazione degli aspetti della comunicazione che facilitano una conversazione. Diventa difficile individuare il nostro turno di parola o se qualcuno ha terminato il suo intervento. Ad esempio, uno studente che ha una domanda può sempre virtualmente “alzare la mano”, ma c’è un’alta probabilità che l’insegnante non la veda immediatamente.
  • Limitazione delle informazioni contestuali. Si perde l’accesso alle informazioni sulla location e sulla presentazione dei partecipanti. Diventa difficile rendersi conto se uno studente è stanco, rilassato, confuso o felice. Anche la nostra capacità di presentare versioni diverse di noi stessi in contesti diversi è compromessa: le nostre videochiamate vengono generalmente effettuate tutte dalla stessa stanza, seduti alla stessa scrivania.
  • Limitazione dell’attenzione. Le distrazioni che abbiamo in casa sono presenti anche nelle nostre videoconferenze: i nostri animali domestici, lavatrici e asciugatrici o i nostri familiari. Quando non si parla, è facile “disconnettere” l’attenzione. Naturalmente, questa limitazione può avere conseguenze molto negative per l’apprendimento.
  • Possibilità di vederci costantemente. Chi non è mai andato in un ristorante con un grande specchio e si è ritrovato a guardare il proprio riflesso invece di prestare attenzione alla conversazione? Questa possibilità di una costante autoanalisi può provocare ansia.
  • L’espressione emotiva è più difficile. Oppure, poiché siamo così abituati a far dedurre le nostre emozioni dagli altri attraverso le nostre espressioni facciali, potremmo pensare di aver espresso una certa emozione e che la persona dall’altra parte dello schermo l’abbia ignorata.
  • Eliminazione della conversazione prima e dopo la chiamata. Gli studenti non possono restare dopo la lezione online per fare domande e non possono chattare facilmente tra loro dopo la lezione.

DA CHE COSA DERIVA L’«AFFATICAMENTO DA ZOOM»

Il Viewpoint Research Team ha anche scritto un post in cui spiega le cause dell’affaticamento da Zoom. Suggeriscono che la teoria dell’autoregolazione di Bandura (1991) possa fornire una spiegazione plausibile. Secondo questa teoria, tendiamo a monitorare, regolare e adattare i nostri comportamenti per raggiungere determinati obiettivi. Durante la videoconferenza, oltre alla difficoltà a leggere gli spunti forniti dagli altri, siamo anche costantemente esposti a un video di noi stessi, che potrebbe farci voler regolare comportamenti (o immagini) non rilevanti per l’incontro. Questo sforzo in più per regolare i comportamenti, oltre al fatto che ci si sente costantemente osservati, può contribuire all’aumento della fatica.

Manyu Jiang, della BBC, ha intervistato Gianpiero Petriglieri, professore alla Insead che studia apprendimento e sviluppo sul posto di lavoro, e Marissa Shuffler, professoressa alla Clemson University, che studia benessere ed efficienza nei gruppi di lavoro. Jiang ha ottenuto risposte simili a quelle che abbiamo già esaminato. «Immagina di andare in un bar e nello stesso bar parli con i tuoi professori, incontri i tuoi genitori o esci con qualcuno, non è strano? Questo è quello che stiamo facendo ora», ha dichiarato Petriglieri.

Petriglieri ha rafforzato il fatto che le differenze nei modelli di comunicazione possono portare all’esaurimento e ha fornito l’esempio dei silenzi che sono normali e addirittura facilitano una conversazione faccia a faccia e che, invece, che diventa fonte di ansia in una videoconferenza. Ha anche menzionato come le limitazioni contestuali possono causare alcune stranezze: usare la videoconferenza per tutte le nostre interazioni è praticamente come andare in un bar e imbattersi in insegnanti, studenti, colleghi, familiari e amici, il che sarebbe strano e forse una causa di ansia.

COME DIFENDERCI

Locke, o Viewpoint Research Team, Petriglieri e Shuffler presentano alcuni suggerimenti per ridurre al minimo l’affaticamento da Zoom:

  • Se scegli sessioni lunghe, tieni meno sessioni.
  • Come si suggerisce anche qui, sessioni più brevi aiutano a mantenere il centro dell’attenzione.
  • Riduci al minimo le distrazioni dello schermo. Ad esempio, disattiva le notifiche e-mail o altri messaggi.
  • Elimina la finestra con il tuo video per evitare di focalizzare l’attenzione su di te e aumentare l’ansia (ad esempio, copri la finestra con un post-it).
  • L’utilizzo di file condivisi con note chiare può essere un’alternativa ad alcune chiamate.

TAKEAWAYS

  • La necessità di lavorare e studiare a distanza ci ha portato all’uso diffuso delle riunioni a distanza, che però può portare all’esaurimento. È la «Zoom fatigue», «affaticamento da Zoom».
  • Lo studioso Jeremy Bailenson spiega il fenomeno con un sovraccarico di segnali non verbali, che opprimono il nostro sistema cognitivo, con conseguente estenuazione.
  • Daniel Willingham ha messo in guardia anche contro i rischi delle lezioni online e dell’apprendimento tramite videoconferenza.
  • Come difenderci: tenendo il minimo di sessioni e più brevi possibili, riducendo le altre possibili distrazioni sullo schermo e trovando alternative alle riunioni a distanza.
Autore

Rachele Zinzocchi

Redazione OfficeSociety
Il nostro team di appassionati del futuro e dell'ufficio. Esperti di tecnologia, manager d'aziende, giornalisti e operatori Real Estate.

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