Alla luce dei mutamenti nel Corporate Real Estate, che le aziende intendono realizzare sul posto di lavoro per introdurre il nuovo modello di lavoro ibrido e sostituirlo allo smart working, una recente ricerca del CEO di Freespace Raj Krishnamurthy esamina come i dati sul posto di lavoro stiano aiutando a modellare il settore Corporate Real Estate, rivelando le aree dei posti di lavoro già cambiate e il ruolo che i dati avranno nel posto di lavoro del futuro
Nonostante tutte le riflessioni e le previsioni, le aziende non sanno esattamente come sarà il futuro del posto di lavoro. Varia di giorno in giorno e da settore a settore.
Sempre più numerose aziende stanno cercando di rendere il lavoro ibrido l’opzione più popolare e, utilizzando questo modello, molte compagnie sono già tornate al loro posto di lavoro dopo la pandemia. Ma, per far sì che i dipendenti possano non solo rientrare, ma stare bene in ufficio e lavorare con piacere come con il lavoro da casa, occorre procedere a un ripensamento dell’organizzazione aziendale, dei suoi spazi e aree. E qui parte dell’incertezza sta nel capire quali compiti possano essere svolti al meglio in un lavoro da remoto e cosa dovrebbe rimanere in ufficio. In questo, appunto, il Corporate Real Estate ha un ruolo fondamentale. D’altronde, già ne discutevamo nel nostro articolo, «Cos’è Corporate Real Estate?», in cui mettevamo in luce come, anche in base a uno studio della Università di Washington, ora più che mai i professionisti del Corporate Real Estate abbiano «il compito di collaborare con l’azienda e aggiungere valore strategico».
CORPORATE REAL ESTATE, NOVITÀ GIÀ IN CORSO
A fare chiarezza interviene una recente ricerca del CEO di Freespace Raj Krishnamurthy, che mette in luce come i dati sul posto di lavoro stiano già aiutando a modellare il settore Corporate Real Estate proprio per riorganizzare al meglio gli uffici e creare nuove realtà, che consentano di introdurre il nuovo modello di lavoro ibrido, per soddisfare, nella maniera più produttiva per tutti, le esigenze delle compagnia e quelle dei dipendenti.
«La gestione dei dati sensibili, ad esempio, dovrebbe essere effettuata in ufficio», sostiene, «a meno che la compagnia non disponga di una solida sicurezza informatica. Tuttavia, scrivere un rapporto e altri lavori focalizzati individualmente potrebbe essere fatto meglio nel lavoro da casa. I dipendenti avranno bisogno di chiarezza su come dovrebbero essere suddivisi i loro compiti e il loro tempo, e ciò consentirà all’organizzazione di gestire l’uso del posto di lavoro». Cerchiamo dunque di fare chiarezza.
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MODELLARE IL POSTO DI LAVORO
«Il modo più semplice per perfezionare l’uso del posto di lavoro potrebbe essere quello di impostare i giorni in cui i team o i reparti devono essere in ufficio», afferma Krishnamurthy. Questo passaggio potrebbe infatti dare grandi risultati: offre ai team la possibilità di collaborare e rende prevedibile il ritmo quotidiano. «Tuttavia, poiché i carichi di lavoro variano nel corso del mese o dell’anno, i giorni impostati potrebbero non adattarsi alle attività specifiche di ciascun team», aggiunge. «Inoltre, questo approccio limita il networking tra i team e le scintille di creatività a cui può portare».
Consentire alle persone di lavorare in smart working, come e quando lo ritengono opportuno, può sollevare sfide. «Le fluttuazioni giornaliere del traffico possono rendere difficile la gestione dello spazio», sostiene. «Il patrimonio Corporate Real Estate è di gran lunga uno dei costi maggiori per molte organizzazioni e il mantenimento di postazioni di lavoro individuali per ciascun dipendente per i rari giorni in cui il posto di lavoro è al completo è uno spreco di spazio, una risorsa costosa. Anche la gestione di servizi e strutture può essere una sfida. In un momento in cui le credenziali ecologiche sono più importanti che mai, le aziende non possono aspettarsi di provvedere a un’intera forza lavoro ogni giorno, solo per scartare enormi quantità di avanzi nei giorni in cui l’occupazione è bassa».
IL POSTO DI LAVORO GUIDATO DAI DATI
Per affrontare questo problema, le organizzazioni stanno facendo i propri esperimenti. Continua Krishnamurthy: «I “laboratori di lavoro pilota” o “laboratori viventi” sono aree del posto di lavoro dotate di sensori per monitorare in modo anonimo il comportamento delle persone. Ciò potrebbe includere il modo in cui le persone si muovono o il lavoro che svolgono in un giorno specifico. Questi laboratori potrebbero essere una stanza, un piano o un intero edificio, a seconda delle dimensioni dell’azienda».
Una novità che a dire il vero, in qualche modo, lascia un poco sconcertati: e che però, evidentemente, le aziende ritengono necessarie richiedere agli esperti del Corporate Real Estate per ottimizzare al meglio gestione del lavoro e produttività.
«Questo aiuta i responsabili del posto di lavoro», continua infatti Krishnamurthy, «a organizzare meglio lo spazio e la distribuzione dei compiti. Utilizzando i dati dei sensori, le organizzazioni possono modellare l’uso del posto di lavoro e implementare la gestione basata sui dati. Ciò consente un uso più efficiente degli spazi e la gestione sicura del posto di lavoro in un momento in cui il COVID è endemico nella popolazione».
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IL SOFTWARE DI PRENOTAZIONE DEGLI SPAZI DI LAVORO
L’uso di sensori sul posto di lavoro non è un’idea nuova. Gli edifici intelligenti sono da tempo in prima linea nella gestione dei luoghi di lavoro. Ma è probabile che questa evoluzione abbia subito un’accelerazione a causa della pandemia. Ci sono però altri cambiamenti che gli esperti stanno implementando negli uffici per ottimizzarli al meglio: uno di questi sarebbe il software di prenotazione degli spazi di lavoro.
«I sensori di occupazione e il software di prenotazione degli spazi di lavoro», prosegue Krishnamurthy, «sono diventati fondamentali per proteggere le persone durante la pandemia. Ora queste tecnologie vengono utilizzate per pianificare il futuro del posto di lavoro. Il software di prenotazione della scrivania consente alle aziende di ridurre il numero di postazioni di lavoro, garantendo anche che i dipendenti non entrino al lavoro solo per scoprire che non hanno un posto dove sedersi. I colleghi possono prenotare spazi vicini o cercare spazi in ambienti di lavoro agile che meglio si adattano al lavoro di quella giornata. La prenotazione da scrivania è uno dei modi più semplici per gestire il traffico sul posto di lavoro, ma può essere costruita e integrata con altri software».
La combinazione di questo software con l’analisi dei dati fornirà una panoramica dell’uso sul posto di lavoro nel tempo. Comprendere la variazione del passaggio e l’uso di diversi tipi di spazio consente ai responsabili del posto di lavoro di rivalutare il modo in cui è progettato il loro spazio. Con un minor numero di postazioni di lavoro individuali, le aziende potrebbero trovare il momento opportuno per riprogettare parti dell’ufficio. Con le persone in ufficio meno regolarmente, alcune organizzazioni vorranno facilitare il più possibile il networking e la collaborazione, dando la priorità a spazi di lavoro più comuni e di gruppo. Ciò sarà particolarmente importante per le organizzazioni che assumono stagisti o tirocinanti, che trarranno beneficio dalla formazione e dal networking informali, nonché dal lavoro formale.
«Questi sistemi», conclude Krishnamurthy, «possono anche essere combinati con tag specifici per scrivania come i codici QR. I dipendenti possono scansionare questi codici per effettuare il check-in e il check-out dalle postazioni di lavoro. Ciò aggiunge un livello di precisione al sistema di prenotazione delle postazioni, poiché le scrivanie non vengono contrassegnate come non disponibili se un dipendente non si presenta o se ne va prima. La scansione di questi tag avviserà anche le squadre di pulizia quando una scrivania non è più in uso. Ciò significa che può avvenire una pulizia reattiva. Un dipendente può disconnettersi da una scrivania scansionando il codice QR, contrassegnandolo come necessitante di sanificazione. Un addetto alle pulizie può occuparsi della scrivania, quindi scansionarla da sé, rilasciandola nuovamente nel pool di scrivanie disponibili».
#TAKEAWAYS
- Una recente ricerca del CEO di Freespace Raj Krishnamurthy mostra come gli esperti di Corporate Real Estate siano già a lavoro con le aziende per riorganizzare gli uffici e renderli più produttivi e soddisfacenti per tutti, in vista di una introduzione efficace del lavoro ibrido.
- In questo, i dati la faranno da padrone, specie con sensori entro “laboratori di lavoro pilota” o “laboratori viventi”, per monitorare in modo anonimo il comportamento delle persone.
- Fondamentale sarà anche il software di prenotazione degli spazi di lavoro, essenziale per ridurre il numero di postazioni di lavoro e garantire a tutti i dipendenti di lavorare da dove preferiscono nella maniera migliore e più efficace.
Autore
Rachele Zinzocchi
